La gran mayoría de los procesos que antes se realizaban de forma manual, hoy día se realizan de forma digital. La digitalización y la tecnología ha mejorado mucho la vida de la mayoría de las personas y también ha simplificado muchos de los procesos que se realizan en la mayoría de las empresas y organizaciones.
Las empresas son algunas de las organizaciones que más se han visto beneficiadas de la digitalización. Sin embargo, es probable que las medianas y pequeñas empresas aún sientan que esto sobrepasaba sus posibilidades. Así que, veamos las Oportunidades y ventajas de digitalizar los procesos para pymes.
¿Qué es la digitalización?
Básicamente se trata de una transformación de las diversas áreas del negocio a la tecnología digital. Más que cambiar los procesos de la forma acostumbradas, consiste en la integración de estos procesos con herramientas digitales que maximicen los resultados que se pueden obtener en cualquier área.
La digitalización es el proceso mediante el cual un gran número de documentos, archivos físicos y procesos se pasan a formatos electrónicos. Además se encarga de integrar las nuevas tecnologías a la mayoría de los procesos que se realizan en una empresa o en una Pymes. Mediante ello se logra conseguir una transformación completa que permite reducir tiempo y recursos en muchos aspectos.
Por otro lado, implicaría la implementación de nuevas tecnologías que permitan automatizar algunos procesos, y por tanto garantizar la productividad. También puede implicar la apertura de nuevos mecanismos de comunicación con los clientes, ya que estos han evolucionado con las tecnologías.
Además, la digitalización también implicaría llevar registros de forma electrónica, para ahorrar espacio de archivos. Por ejemplo, un factor importante sería usar sistemas de facturación electrónica. En muchas ocasiones, el guardar las facturas emitidas para el trabajo de contabilidad puede ser algo engorroso. Sin embargo, cuando se trabaja con un sistema de facturación digital todo queda guardado en de forma electrónica.
Se trata de un proceso de resiliencia, mediante el cual las Pymes se adaptan a las nuevas tecnologías para conseguir los mejores resultados. Es el aprovechamiento de una gran cantidad de herramientas que se encuentran disponibles en la actualidad. Modernización y actualización serían las palabras que mejor describirían este proceso.
Oportunidades de digitalizar una pyme
Aunque para muchas Pymes puede ser difícil emprender una digitalización en sus negocios, nunca ha existido un momento más apropiado como este. Debemos recordar que vivimos en una era tecnológica, donde la mayoría de las personas manejan muy bien las diversas herramientas tecnológicas que existen
Este último hecho se convierte en una gran oportunidad, ya que permite que el proceso sea más fácil de implementar. No será necesario realizar grandes esfuerzos para capacitar a los encargados de implementar las tecnologías.
Además, en la actualidad es sencillo crear aplicaciones para casi cualquier proceso que desee realizarse. De modo que se pueden encontrar una gran cantidad de empresas que ofrecen estos servicios. Además los costos no son tan elevados como hace algunos años, cuando la digitalización era un proceso más difícil.
Por último, se abren oportunidades de digitalización porque los clientes también están acostumbrados a este tipo de atención. Así que, ya las personas ven normal que las líneas de atención al cliente sean digitalizadas o automatizadas.
Otro ejemplo de que vivimos en el momento donde se presentan más oportunidades de digitalización, es que cada vez se promueve más el uso de la tecnología. La inteligencia artificial también se ha convertido en una gran herramienta que puede realizar muchos procesos por cuenta propia. Por ello, es propicio decir que al vivir en una era digital, este proceso no debería implicar grandes sacrificios.
Ventajas de la digitalizar
Son muchos los beneficios que se pueden obtener de la digitalización para las pymes. Todos ellos repercutirán en la eficiencia de los trabajos y por ende en las ganancias que puede reportar. Por lo que veamos uno a uno.
Reducción de costos
La implementación de nuevas tecnologías en la ejecución de determinados procesos puede reducir los costes a futuro. Por ejemplo, ya no se necesitaría tanto espacio para almacenar documentos. Además, se eliminaría la necesidad de tantos gastos en insumos de oficina, así como en otros requerimientos de realizar procesos de forma manual.
Mejora el proceso administrativo
La etapa de planificación de un proceso administrativo para la administración de empresas tiene que ver con definir los objetivos que se esperan alcanzar a un corto y mediano plazo y con establecer las estrategias y los métodos necesarios para lograr dichos objetivos.
Mejora la eficiencia
Cuando se cuentan con procesos digitalizados, es más fácil realizarlos. Por ejemplo, se mejoran los procesos de búsquedas, se dedica menor tiempo a implementar ciertos procedimientos y se usan menores recursos. Además, el tiempo ahorrado se puede implementar en otras actividades para mejorar todos los procesos realizados en la empresa.
Se facilita el acceso remoto y el teletrabajo
Desde el 2020 con la pandemia, hemos visto la importancia del teletrabajo, hoy día hay empresas que cuentan con estas modalidad de forma permanente. Pues, la digitalización, facilita que se implemente este tipo de trabajo. Y aunque se trabaje de forma presencial, siempre sería beneficioso poder acceder a alguna información del trabajo desde cualquier lugar que nos encontremos.
Aumenta la seguridad y la privacidad
Muchos de los procesos que se realizan en las empresas implican el uso de información sensible y datos sobre clientes y otras personas. Pero el uso de herramientas electrónicas propicia la seguridad de los datos. Cada vez existen más y mejores herramientas de seguridad digital que permiten resguardar los datos.
¿Cómo digitalizar una pyme?
Pero claro, digitalizar una Pyme no es cuestión de simplemente instalar una aplicación y listo. Más bien se trata de un proceso que conlleva varios factores y que debe realizarse teniendo en cuenta un plan.
Lo primero que se debe realizar es un diagnóstico que permita identificar en qué aspectos se puede digitalizar la empresa. Si estás pensando digitalizar tu proceso de facturación te recomendamos visitar, conocer los mejores sistemas de facturación electrónica en el Perú que te ayudará a tomar una mejor decisión. Además, es importante conocer a la clientela y evaluar cómo mejorar el servicio. Después de esto se podrán identificar los canales adecuados para comenzar la digitalización.
Por otro lado, se debe disponer de una plataforma que permita tener diversos procesos en ella. Además se deben integrar nuevas herramientas a la empresa que permitan identificar cuales son los procesos que se pueden mejorar. Seguidamente se realizará la automatización de las tareas en cuestión pero además de todo ello se deben crear puestos de trabajo digital para lograr los mejores resultados.
Sin lugar a dudas la digitalización de los procesos para mypes es una de las mejores opciones en la actualidad.
